Conseil Général de la Vendée – dématérialisation des délibérations et dodernisation du fonctionnement des services
Le Conseil Général de la Vendée est la principale collectivité opérant sur le territoire vendéen, comptant 650 000 habitants. Etabli à La Roche-sur-Yon, doté d’un budget de 660 Meuros et mobilisant 2800 agents pour exercer ses missions, son exécutif compte 31 élus. Ses politiques dans le domaine du tourisme ou en matière culturelle ou sportive (Vendée Globe) participent de sa renommée au plan national et international. Présidant aux destinées du Département depuis 2010, Bruno Retailleau a mis en place des politiques numériques innovantes en particulier dans le domaine des infrastructures (déploiement de fibre optique à l’échelle du département) et de l’équipement numérique des collèges
Début 2014, Bruno Retailleau décide de moderniser le processus de délibération du Département, articulé autour de la Commission Permanente (21 élus) qui se réunit à rythme mensuel et de la session pléinière (les 31 élus), qui traite particulièrement des questions budgétaires lors de ses quatre réunions annuelles.
Le projet consiste à permettre dans un premier temps aux 21 membres de la Commission Permanente puis à l’ensemble des 31 élus en assemblée plénière de consulter directement sur une tablette iPad tous les documents nécessaires aux délibérations, plutôt que d’avoir recours à de volumineux rapports sur papier comme auparavant. Sachant que les 31 élus du Conseil disposent déjà à cette date chacun d’une tablette iPad, la solution nécessite l’utilisation d’un réseau WiFi performant et sécurisé, capable de supporter des débits élevés et de supporter plusieurs dizaines de connexions simultanées.
L’infrastructure WiFi existante dans l’Hôtel du Département s’avérant obsolète et de couverture insuffisante, la Direction des Systèmes d’Information du Conseil Général procède de mars à mai 2014 à une étude des diverses technologies disponibles sur le marché, qui fait sortir du lot la solution proposée par Aruba Networks.
Une Guarantaine de bornes WiFi déployées d’ici mars 2015
Une maquette de l’infrastructure réseau, associant des bornes WiFi et le logiciel de contrôle d’accès ClearPass Access Management System d’Aruba Networks est présentée et validée en juillet.
Au mois d’Octobre 2014, une première configuration à minima, comprenant 8 bornes Aruba IAP 225 et logiciel ClearPass, est déployée dans l’Hôtel du Département, couvrant la salle de la Commission Permanente, le bureau du Président et la Direction Informatique. Les bornes IAP 225 possèdent un contrôleur embarqué, ce qui permet d’éviter dans un premier temps d’installer un contrôleur centralisé. Une seule borne assure les fonctions de contrôleur, et pilote toutes les autres.
Cette configuration est présentée et démontrée début Novembre aux élus en Commission Permanente, qui approuvent l’ensemble du projet.
Celui-ci prévoit d’équiper en réseau sans fil, outre les surfaces déjà couvertes, l’hémicycle de l’Assemblée Plénière, les bureaux de la Direction Générale et du Cabinet du Conseil Général ainsi que l’ensemble des salles de réunion dans tous les bâtiments du Conseil dans le département de la Vendée, sur une quinzaine de sites différents. En tout, une quarantaine de bornes WiFi seront déployées d’ici le mois de mars 2015, gérées par deux contrôleurs centralisés Aruba (un actif et un passif en failover) installés chacun dans une salle informatique distincte à l’Hôtel du Département.
En décembre 2014 sont prévus l’installation du reste des bornes ainsi que les contrôleurs au siège du Département à La Roche sur Yon, et la configuration des tablettes des élus. La formation de ces derniers au système de consultation des rapports et dossiers est prévue pour le début janvier 2015, afin que la solution soit pleinement opérationnelle dès la réunion de la Commission Permanente à la fin du mois de janvier. L’installation complémentaire des bornes WiFi sur la quinzaine de sites distants est prévue de janvier à mars 2015. Celles-ci communiqueront avec le contrôleur centralisé par les liaisons VPN existantes.
Un Réseau ouvert aux élus, aux agents et aux visiteurs
Le nouveau réseau sans fil profitera d’abord aux élus lors de leurs travaux en commissions, en commission permanente ou en assemblée plénière, en leur permettant d’accéder quasi instantanément à la fois à tous les documents dont ils ont besoin et à Internet. « Sachant que chaque réunion de la commission plénière nécessite la consultation d’une centaine de rapports jusqu’à présent sur papier, nous attendons du nouveau système de forts gains de productivité pour les élus, ainsi qu’une baisse des coûts de fonctionnement liée à la réduction spectaculaire de la consommation de papier, » indique Marc Le Bris, DSI du Conseil Général de la Vendée. Mais le réseau sera également ouvert à deux autres catégories d’utilisateurs. : les agents du Conseil Général, qui pourront y accéder en mobilité à partir de leur ordinateur portable, de leur tablette ou de leur mobile, et les visiteurs extérieurs participants à des réunions ou assistant aux réunions plénières publiques.
Une Grande souplesse d’utilisation et de paramétrage
La souplesse comme la simplicité d’utilisation et de paramétrage, ajoutées au faible coût de mise en œuvre, constituent les principaux critères expliquant le choix de la technologie Aruba par le Conseil Général de la Vendée. L’infrastructure réseau sans fil ainsi que le logiciel ClearPass se sont en effet révélés très simple à installer, à configurer et à utiliser. « La souplesse d’utilisation des équipements Aruba nous permet d’étaler nos investissements, » ajoute M. Le Bris. « Nous pourrons conserver par exemple les huit premières bornes à contrôleur intégré dans la configuration finale, car elles sont conçues pour fonctionner indifféremment avec leur propre contrôleur ou administrées à distance à partir d’un contrôleur centralisé. D’autre part, nous avons prévu dans un deuxième temps d’étendre le réseau WiFi sur cinq sites culturels importants du département, là encore avec un accès réservé aux agents et un autre dédié au grand public. »
ClearPass : reconnaissance automatique des équipements connectés au réseau WiFi
Solution innovante, unique sur le marché par l’étendue de ses fonctionnalités, le logiciel ClearPass Access Management System d’Aruba Networks permet à la direction informatique du Conseil Général de réduire ses coûts d’administration et de s’assurer un contrôle total de tous les accès au réseau sans fil. En effet, il reconnaît automatiquement tout équipement connecté via son adresse MAC et lui affecte les privilèges d’accès correspondant à son statut. Concrètement, à chaque connexion détectée, il
interroge l’Active Directory dans lequel ont été configurés tous les équipements autorisés (tablettes, mobiles, ordinateurs portables), chacun caractérisé par son adresse MAC, et autorise ou non la connexion. « Dans la pratique, chaque utilisateur saisit une seule fois son identifiant et son mot de passe lors de la première connexion au réseau. A cet instant, le système ClearPass transmet un certificat de sécurité sur le terminal, ce qui permet de l’identifier automatiquement par la suite à chaque connexion, » note M. Le Bris. « La solution ClearPass simplifie l’administration du réseau et offre aux utilisateurs une extrême simplicité de connexion. »
Catalyseur de la modernisation de l’ensemble des services du conseil général
Au-delà d’un accroissement de la productivité et d’une réduction des coûts, l’installation du réseau sans fil au Conseil promet d’avoir un impact important pour l’ensemble des services du Conseil Général. « Bien que représentant un investissement financier réduit, le réseau WiFi va avoir des impacts notables sur l’ensemble du fonctionnement de l’administration, » conclut M. Le Bris. « La production numérique des documents utilisés lors des délibérations va avoir des incidences importantes et immédiates pour tous les agents concernés de près ou de loin par l’organisation des réunions permanentes. Ce flux documentaire alimentera la nouvelle solution de Gestion Electronique des Documents en gestation et sera connecté à un système de parapheur électronique. De ce point de vue, l’opération sert d’accélérateur à la démarche d’optimisation des processus et de modernisation de l’organisation de l’ensemble des services du Département souhaitée par la Direction Générale. »
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