Une gestion simple et durable de salles de réunion assure 20 % de disponibilité en plus de ces espaces de travail

Installé à Caen, le Crédit Agricole Normandie a pris place depuis une dizaine d’années, dans un bâtiment qui couvre 20.000 m² et où travaillent 800 collaborateurs. Si son ADN est d’être présent en région pour accompagner l’économie du territoire, cette banque mutualiste souhaite également proposer des conditions de travail idéales pour fidéliser et attirer les « talents ». Dans le même temps la Caisse Régionale a la volonté de gérer au mieux son parc immobilier important afin d’optimiser ce patrimoine.

Pour répondre à ces divers objectifs, le Crédit Agricole Normandie réfléchit depuis quelques années à la mise en œuvre de services destinés à ses collaborateurs mais aussi à ses clients, services liés à l’usage des bâtiments. Pour Flavien Deguette, responsable du Service IT de cette banque : « Nous voulions tout d’abord permettre à nos visiteurs de bénéficier d’un « Guest Wi-Fi » dans les deux grandes salles de conférences ». Ce qui fut fait grâce à la mise en place de bornes Aruba Wi-Fi 6 et la solution ClearPass. Ces dernières ont aussi par la suite permis aux collaborateurs de profiter d’un accès Wi-Fi sur l’ensemble du site administratif.

Gérer intelligemment les salles de réunions

Depuis son origine, le Crédit Agricole Normandie dispose également de 30 salles de réunions de quatre à 30 places que les salariés peuvent réserver à « chaud » ou à « froid ». « A chaud », ils scannent le QR Code d’une salle avec leur smartphone dès leur arrivée sur site. « A froid », ils le font à l’avance via leur application sur téléphonie mobile ou depuis leur PC portable. Ces informations de réservation transitent via le réseau Wi-Fi Aruba vers la solution logicielle de gestion des espaces de travail, baptisée Jooxter, qui met à jour un planning numérique. Le site de Caen comprend aussi plusieurs espaces de travail flexibles non réservables. Ces « Flex Boxes » sont destinés à du travail individuel sous forme de libre-service.

« Si les utilisateurs apprécient cette application de réservation de salles plus fluide et réactive que la précédente, nous n’avions pas encore capitalisé sur la détection d’occupation de ces espaces de réunion » souligne Flavien Deguette. En effet, que faire si une salle a été réservée mais que personne ne l’utilise ? En principe, elle doit rapidement être signalée « libre » sur le planning et disponible pour d’autres personnes. Ce qui était impossible jusqu’à présent et engendrait une saturation globale des ressources. Le Crédit Agricole Normandie a donc décidé de les optimiser au travers de détecteurs de présence signés EnOcean.

Aujourd’hui, une centaine de détecteurs de présence EnOcean sont répartis dans les 30 salles de réunion disponibles. Les intérêts de ces produits sont multiples. Le premier est qu’ils fonctionnent sans batterie mais avec une cellule solaire. Le second est qu’ils peuvent se connecter à l’infrastructure du bâtiment. C’est-à-dire communiquer avec les bornes Wi-Fi Aruba déjà installées dont certaines sont équipées d’un dongle EnOcean pour que le protocole ouvert et interopérable de communication nécessaires à ces capteurs puisse profiter du réseau Wi-Fi. En effet, la couverture radio d’une borne Aruba est identique à celle d’un dongle EnOcean. Toutes les informations des capteurs sont donc acheminées jusqu’à une plateforme de concentration, l’IoT Connector, hébergée en SaaS chez Jooxter. Enfin, la durée de vie de ces appareils dépasse les 25 ans, une preuve incontestable de pérennité.

Maintenant, si une salle réservée reste vide plus de 15 mn, elle redevient disponible. « Notre objectif est de récupérer 20 % des salles réservées non utilisées, ce qui serait déjà très bien » assure Flavien Deguette. A noter que ces capteurs sont détectables et sécurisables grâce à Aruba ClearPass Device Insight (CPDI). Celui-ci offre un spectre complet de visibilité sur le réseau afin de comprendre le contexte des appareils connectés, tel que leur type, le fournisseur, la version du matériel et le comportement, y compris les applications et les ressources utilisées.

Un bâtiment évolutif

Si le Crédit Agricole de Normandie sait maintenant optimiser la disponibilité de ces salles de réunions, il va prochainement tester la mise en place de capteurs EnOcean multifonctions. Ces derniers peuvent détecter la température, l’humidité, la luminosité et une vibration car ils intègrent un accéléromètre. Ils seront placés sur une table ou sur un PC fixe. La moindre vibration déclenche l’envoi d’une information signalant l’usage d’un bureau. Le but est ici de savoir si un « Flex Office » est occupé ou pas afin de remonter cette information dans Jooxter via les bornes Wi-Fi 6 Aruba. Ainsi, chaque collaborateur saura à l’avance quel bureau est vacant. Par la suite, la banque veut installer une fonctionnalité de géolocalisation. En raison de la taille du bâtiment, ceci aiderait les personnes à connaître plus aisément le chemin vers la prochaine réunion, grâce à leur smartphone. Toute cette infrastructure facilite la traçabilité de l’utilisation des postes de travail.

Cette notion de Data est primordial pour un organisme tel que cette banque qui peut ainsi valoriser son bâtiment. Les capteurs EnOcean sont simples à installer, tout comme les bornes Wi-Fi 6 Aruba, sans nécessiter l’installation d’une nouvelle infrastructure filaire. Et tous les deux profitent d’un outil logiciel employé et maitrisé depuis plusieurs années au sein de ce site administratif. « Ce qui m’a séduit est la simplicité d’administration de la solution Aruba. Il n’a fallu qu’une demi-journée pour installer les capteurs, les appairer avec les bornes Wi-Fi pour que tout fonctionne en liaison avec Jooxter » souligne Flavien Deguette.

Un intérêt économique et écologique

Résultat : Le Crédit Agricole Normandie est l’un des tout premiers sites bancaires de ce réseau, à disposer de détecteurs de présence. Ce qui représente un premier pas vers le respect du décret BACS (Building Automation & Control Systems) qui concerne l’obligation de piloter l’énergie dans les bâtiments tertiaires d’ici 2025. En d’autres termes, à limiter la consommation énergétique.

Jooxter, Aruba et EnOcean représentent donc une conjonction de solutions interopérables capables de répondre à ces objectifs, à la fois économiques et écologiques. Ce qui engendre une valorisation des bâtiments par la donnée qui reste locale et sécurisée. En effet, Jooxter centralise l’information sous forme d’un tableau de bord que le client peut visualiser régulièrement et grâce auquel il recevra bientôt des rapports de présence des salles de réunion.